Quản lý thời gian chính là cách người thành công luôn biết tận dụng thời gian để làm việc, học tập và trau dồi kĩ năng. Và 2 “mỏ vàng” dưới đây sẽ giúp bạn quản lý thời gian cũng như sắp xếp công việc một cách hiệu quả.
Mục lục
1. Quản lý thời gian bằng phương pháp nâng cao tối đa sự tập trung Pomodoro
Quản lý thời gian bằng phương pháp Pomodoro được nhiều chuyên gia đánh giá là rất hiệu quả. Pomodoro là một phương pháp quản trị thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc.
Các bước để thực hiện phương pháp Pomodoro:
Bước 1: Chọn công việc mình sẽ làm.
Bước 2: Đặt thời gian, thông thường là 25 phút.
Bước 3: Làm việc cho đến khi hết 25 phút
Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút.
Bước 5: Sau 4 lần nghỉ giải lao trên thì nghỉ dài hơn với 10 phút (hoặc 15 – 30 phút tùy công việc và sức của mỗi người).
>> Làm 4 giờ mỗi tuần mà vẫn kiếm bội tiền. Khám phá ngay tại đây.
Các nguyên tắc của phương pháp Pomodoro:
- Trong 1 Pomodoro (quy trình làm 25 phút, nghỉ 5 phút), nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu, không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro.
- Chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% thời gian đã định.
- Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó.
- Trong các khoảng thời gian nghỉ (nghỉ 5 phút, 10 phút), bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự. Hãy nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, uống nước, mát xa đầu, khuôn mặt, thiền, sắp xếp bàn làm việc, đi dạo trong văn phòng hoặc làm những việc đơn giản không cần sử dụng tư duy nhiều. Khi nghỉ, tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook… vì chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bạn, song bản chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi.
2. Phương pháp quản lý thời gian Ma trận Eisenhower
Áp dụng chiến lược của Eisenhower để quản lý thời gian thực ra rất đơn giản. Hãy liệt kê những hoạt động và dự án bạn phải làm, kể cả những hoạt động không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn tại nơi làm việc. Sau đó sắp xếp các hoạt động dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng.
- Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).
- Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác).
- Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).
Điều tuyệt vời về ma trận này đó là nó có thể được sử dụng cho cả những kế hoạch lớn (kế hoạch cho cả tuần) cũng như những kế hoạch nhỏ hơn (kế hoạch trong ngày).
P1 – Quan trọng, khẩn cấp
Ở cấp độ này, công việc được ưu tiên số 1, phải làm ngay.
Gồm 3 loại việc:
– Xảy ra không đoán trước được: Bệnh tật, cuộc họp khẩn cấp, nhiệm vụ bất ngờ, các cuộc điện thoại quan trọng, email công việc…
– Đoán trước được: Cuộc họp đã lên kế hoạch trước, họp định kỳ, sinh nhật người thân, đám cưới bạn bè…
– Do trì hoãn để tới sát hạn chót: Làm báo cáo, làm bài thuyết trình, kiểm tra…
Chúng ta thường không tránh được loại 1, 2. Nhưng với loại thứ 3, hoàn toàn có thể giảm thiểu chúng bằng cách chuyển thành việc P2. Và nếu các bạn không muốn gánh nhiều áp lực thì hãy tập thói quen để xóa sổ loai việc này trong P1.
P2 – Quan trọng, không khẩn cấp
Bạn hãy dành nhiều thời gian cho những việc này. Chúng thường không khẩn cấp, nhưng sẽ tích lũy dần để giúp bạn đạt được thành tựu mong muốn.
Nếu bạn đang làm việc P2 và có việc P1 xuất hiện thì hãy hoàn thành việc P1 trước. Sau khi bạn giải quyết xong các việc P1, bạn tiếp tục hoàn thành việc P2. Nên để việc P2 hình thành như một thói quen!
P3 – Không quan trọng, khẩn cấp
Những việc này chẳng có gì quan trọng, nhưng chúng lại đột ngột xuất hiện khiến bạn không thể kiểm soát được. Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Nếu không, hãy học cách từ chối và kết thúc chúng một cách lịch sự.
P4 – Không quan trọng, không khẩn cấp
Bạn không nên hoặc chỉ dành dưới 5% thời gian của bạn cho P4. Chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể.
Khi bạn chuẩn bị làm 1 việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi những câu như: Xem cái này để được gì? Xem cái này có giúp mình chinh phục được mục tiêu không? Chơi game này có giúp mình học giỏi hơn không? Mình có nhất thiết phải xem phim này không?
Dưới đây là một cách phân bố phù hợp với các cấp độ của phương pháp Eisenhower này:
P1: ~15% – 20%
P2: ~60% – 65%
P3: ~10% – 15%
P4: < 5%
Khi bạn là người có mục tiêu, biết sắp xếp công việc một cách khoa học bạn sẽ cảm thấy quỹ thời gian như được nới rộng hơn. Vì vậy, ngay bây giờ bạn hãy bắt tay vào áp dụng 2 phương pháp trên để quản lý thời gian một cách hiệu quả và không đánh mất thời gian vàng ngọc nữa.
