Bạn đã nghe nói về Ma trận Eisenhower?  Nó quá quen thuộc nếu bạn đã xem tài liệu của Steven Covey. Dwight D. Eisenhower là tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ và Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh trong Thế chiến II. Ông được ghi nhận với câu nói:

“Tôi có hai loại vấn đề: cấp bách và quan trọng. Việc khẩn cấp không quan trọng, và điều quan trọng không bao giờ là khẩn cấp”.

Tổng thống Eisenhower đã lên kế hoạch cho những ngày của mình với ma trận. 

1. Mỗi tuần, hãy quyết định năm nhiệm vụ hàng đầu mà bạn phải hoàn thành trong tuần đó bằng cách sử dụng Ma trận Eisenhower. Lập kế hoạch hàng tuần cho phép bạn linh hoạt để di chuyển mọi thứ trên lịch của mình khi mọi thứ xuất hiện - như thường lệ.
2. Giới hạn bản thân trong năm mục; nhiều hơn có thể dường như áp đảo trước khi bạn bắt đầu. Nếu bạn hoàn thành một trong năm lần đầu tiên trong tuần, bạn có thể thêm một cái khác để thay thế.
3. Chặn một chút thời gian trên lịch của bạn mỗi ngày để làm việc với ít nhất một trong năm nhiệm vụ của bạn.
4. Tránh sắp xếp lịch trình cả ngày của bạn; bạn không ở trong tù Bạn cần thời gian rảnh để xử lý các công việc thường ngày, tăng cường các mối quan hệ tại nơi làm việc (một sự đầu tư tốt về thời gian nếu được thực hiện một cách thận trọng), và lùi lại và thư giãn.

Bạn đạt được gì sau một phút lập kế hoạch?

Theo Brian Tracy, một phút lập kế hoạch giúp tiết kiệm 10 phút khi thực hiện. Các chuyên gia khác tuyên bố rằng bạn sẽ tiết kiệm được ba phút; một số nói năm phút. Có một yếu tố không đổi: Lập kế hoạch = Năng suất.

Bằng cách chỉ mất năm phút để lập kế hoạch những gì bạn cần hoàn thành, bạn có thể tiết kiệm từ 15 đến 50 phút khi thực hiện. Đây là một khoản đầu tư mạnh mẽ trong thời gian của bạn với cổ tức rất lớn.

1. Dành năm phút vào cuối ngày để lên kế hoạch cho ngày tiếp theo.
2. Chuẩn bị bất cứ điều gì bạn sẽ cần để giải quyết nhiệm vụ đầu tiên của bạn vào sáng hôm sau.
3. Xem lại kế hoạch hàng ngày của bạn điều đầu tiên vào buổi sáng.
4. Xử lý công việc đầu tiên, theo lịch trình của bạn.

Danh sách việc cần làm không bao giờ được thực hiện trở thành một kỷ lục vô tận chế giễu bạn và làm tăng cảm giác thất bại. Chỉ cần nhìn vào nó làm mất năng lượng của bạn.

Dừng tạo danh sách việc cần làm, thay vì giữ một danh sách nhiệm vụ.

Khi bạn đang ở trong một khoảng thời gian hoặc bất cứ lúc nào bạn cần tập trung vào một cái gì đó, hãy DỪNG THỰC HIỆN DANH SÁCH NÀY...

• Ghi lại hành động bạn cần thực hiện trong Danh sách nhiệm vụ của bạn.
• Giải quyết Danh sách nhiệm vụ của bạn khi bạn có thời gian nghỉ trong ngày.
• Ưu tiên các mục trong danh sách bằng Ma trận Eisenhower.
• Lập kế hoạch để xử lý bất cứ điều gì rơi vào Eisenhower 1 hoặc 2.
• Theo dõi và chịu trách nhiệm.

 

NĂNG SUẤT = QUẢN LÝ HÀNH ĐỘNG